Dokumentų pildymas. Kaip tinkamai siūti dokumentus?

Prieš pradėdami dirbti su dokumentais, jums reikia labiausiaiišsamiai susipažinti su daugybe būtinų instrukcijų, susijusių su dokumentų apyvartos ir apskaitos tvarkymo klausimais. Šie standartai yra gana sudėtingi ir juose yra daug įvairių rūšių smulkių detalių ir niuansų. Kaip siūti dokumentus kampe? Kas yra pridėtas aprašas? Ar į apskaitos dokumentus galima įteikti termiškai įrišančia mašina? Pirmininko pareigūnas turi kažką, kad nutrauktų jo galva.

Trivialus verslas?

Iš pirmo žvilgsnio, bylos pateikimo procedūra irĮrašymas į archyvą yra gana paprastas, tačiau praktika rodo priešingą. Jei bus pažeistos bet kurios apskaitos tvarkymo taisyklės, ši institucija atsisakys priimti dokumentą, kurį turėsite perduoti, ir jūs turėsite pradėti visą darbą dar kartą. Jei tokios situacijos jau įvyko jūsų gyvenime, perskaitykite mūsų straipsnį - mes stengsimės suprasti šią problemą.

Kodėl jie pateikia dokumentus? Ar yra kokių nors standartų, reglamentuojančių šią procedūrą? Taip, ir yra daug jų. Tai visų pirma yra metodologinės rekomendacijos įrašų valdymui, kurios 2009 m. Gruodžio mėn. Buvo patvirtintos Rosarkhivo įsakymu. Antra, apie GOST R 51141, skirtą archyviniam verslui ir įrašų valdymui, kuriame yra visi būtini apibrėžimai ir terminai. Be to, yra ir kitų teisinių normų, pagal kurias dokumentai yra susiuvami.

Pradėkime nuo viršelio

Jei teatras prasideda kilimėliais, tada mūsųprocedūra - ne nuo dangtelio. Ir kartono "pluta" pasirinkimas - viena iš pirmųjų užduočių "pakuotės" dokumente procesas. Iš pirmo žvilgsnio nebus galima rasti skirtumo tarp daugybės egzistuojančių jų veislių. Tačiau, žiūrėdamas sau, jūs suprasite, kad viršeliai yra standartiniai, nestandartiniai ir taip pat naudojami ilgalaikiam saugojimui.

Dažniausiai galite rasti standartinį dangtelįformatas yra 229x324 mm. Jis naudojamas visais atvejais, kai yra išsiuvinėti standartinio dydžio lakštai. Jei dėl tam tikrų priežasčių dokumentas turi gana specifinę išvaizdą ir parametrus, būtina pateikti nestandartinę dangtelio versiją. Paskutinis tipas reiškia tą, kuriuo dokumentai bus saugomi 25 ar daugiau metų.

Pagal įstatymus tokie draudimaiyra pagaminti tik iš kieto kartono, atsižvelgiant į didelį darbo laikotarpį. Būtina imtis priemonių tinkamam dokumento tipui išsaugoti ir tinkamumui naudoti po rimto laiko tarpo. Dokumentai, skirti pristatyti į valstybinį archyvą, saugomi dangteliuose, pagamintose iš tokios medžiagos kaip kartonas be rūgščių.

Pakalbėkime apie lapų numeravimą

Prieš tinkamai paduodant dokumentussiūlu, visi jie turi būti sudėti į reikiamą seką. Po to numeravimo procedūra atliekama naudojant paprastą paprastą pieštuką. Pagrindinė taisyklė - skaičiuoti lapai, o ne dokumento puslapiai. Abrikos numeris ant kiekvieno lapo yra viršutiniame dešiniajame kampe. Tuo pačiu metu mūsų ženklai neprivalo "nuskaityti" į tekstą. Bendra lapų numeracija neįtraukia dokumentų aprašo.

Kokios subtilybės yra numeravimo procese? Jei pridedamų dokumentų skaičius yra raidė arba keli iš jų, pirma, vokas sunumeruojamas, o pakaitomis - kiekviename iš juose esančių lapų. Jei gaunamų vienetų skaičius yra didesnis nei 250, įprasta jį padalyti į kelis tomus. Kiekvienas iš jų turi savo numeraciją.

Viduje gali būti archyvo failasdokumentai, turintys atskirą puslapių numeraciją, pavyzdžiui, periodinių leidinių publikavimas. Tačiau, paduodant bylą į archyvą, jie sunumeruoti be kitų, netrikdant bendros tvarkos.

Jei pridėtas lapas yra didelio formato, jotai yra įprasta atsiskleisti ir įdėti numerį dešinėje viršutiniame kampe. Turėtų būti galimybės laisvai susipažinti su tekstu. Jei bet kuriame lape atskiros fragmentai yra pritvirtinti prie neįmanoma jų atjungti, visas nurodytas paketas yra sunumeruotas kaip vienas. Visada būtina sudaryti kiekvieno klijuoti gabalus, kuris atliekamas gale arba laisvojoje erdvėje. Nuoroda į įklijuotą dokumentą turi būti įrašyta į užrašą arba prie bendrosios inventoriaus pastabų, nurodant pavadinimą. Dažniausiai tokios laisvai samdomos investicijos yra čekiai, išrašai ar nuotraukos.

Klaidų ištaisymas ir dokumentų inventorizacija

Kai kuriais atvejaisne per didelė klaida (pavyzdžiui, trūksta lapų pora), o ne pernumeruoti visą masyvą, galite vėl naudoti raidės pavadinimą. Tačiau kitų lapų numeriai nesikeičia. Tokių klaidų pašalinimas galimas tik sutikus su archyvo darbuotojais. Jei randamos rimtos klaidos, dokumentas turi būti sunumeruotas iš naujo. Senieji numeriai ištrinami kiek įmanoma atsargiau ir pridedami nauji. Šiuo atveju atnaujinta numeracija vėl patvirtinama žodžiu užrašu.

Be inventoriaus negausite jokių archyvų. Jame pateikta informacija nurodo dokumento pavadinimą, sudarymo datą, anotaciją ir pati lentelę, nurodant lapų eilės numerius, jų numerį ir užrašus (jei reikia). Jame baigiama informacija apie skaičių dokumentų skaičių pavidalu, pasikartojanti žodžiais, po to viskas užantspauduoja raštininko parašu, išspausdinus pavadinimą.

Kaip tinkamai siūti dokumentus su siūlais

Kryžminio susiejimo procedūros pradžiaĮsitikinkite, kad visos būtinos medžiagos ir įrankiai yra po ranka. Be faktinio darbo, jums reikės adlono, adatos, kartono, skirto dokumentų padavimui ir specialioms temoms. Kadangi pastarieji yra pakabinami su banko virve, kriaukle ar verpimu L-210. Pastaroji rūšis dažniau naudojama biuro darbui.

Darbo pradžioje bet kurisspaustukai ir kiti metaliniai daiktai, tada failo lapai yra sulankstyti lygioje, tvarkingoje pėdoje. Kairėje lauko erdvėje trys skylės pagamintos adata ar aklu. Tai geriausia vieta, kad jie būtų laisvos erdvės viduryje, kuri yra kairėje, kad būtų užlenktos, ty maždaug pusantro centimetro atstumu. Ši pastaba yra svarbi, nes priešingu atveju po dokumentų pateikimo juos bus sunku perskaityti.

Patarimai patogumui

Jei sklandžiai tolygūs kraštai jums tinkalabai svarbu, paimkite smūgį. Tačiau nepamirškite, kad per daug jo lapų yra per sunku. Įsitikinkite, kad visi trys skylės yra tolygiai išdėstyti ir atstumti apie 3 cm vienas nuo kito. Vidurinis turėtų nukristi puslapio viduryje.

Norėdami išvengti žalos tituliniame puslapyje irVerslo žlugimas dažnai rekomenduojamas prieplaukos priekyje ir gale vietoje su kartoninėmis juostelėmis. Gija bus perduotas. Įprastas dydis yra 70 cm. Tačiau kiekvienu atveju tai priklauso nuo kamino storio.

Kaip dygti 3 skylutes

Leiskite mums nurodyti tokio padavimo algoritmo turinįdokumentai. Pirma, adata praeina pro skylių vidurį, o apatinė dalis lieka galo. Tuomet turėtum įdėti jį į viršutinę skylę. Dėl to abu galai įkišti į virvelių lakštų krūvą. Adata ištraukiama per apatinę skylių pusę, o mes išverčiame siūlą priekinėje pusėje. Tada dar kartą nuleiskite adatą į vidurinę skylę. Taigi, mūsų siūlai buvo ištraukti per visas būtinas skyles, po kurio abu jos galai tvirtinami ant galinio dokumento stipriu mazu. Patarimai yra apie 5 cm ilgio.

Tiesiai ant mazgo popieriaus lapelis yra klijuota žodine užrašu. Žemiau mes apsvarstysime savo gamybos technologiją.

Dokumentą galima sudaryti iš 4 angų. Kaip tai padaryti? Procedūra yra ne visai sudėtinga. Keturios skylės abiejose ašyse suporuojamos vertikaliai simetriškai. Išimdami sriegio uodegą iš pirmosios angos galo, mes siūlome dygsnio, tada sujungiame mazgą tokiu pačiu būdu, kaip aprašyta aukščiau. Programa turi būti dvigubai dubliuojama, kad būtų užtikrintas stiprumas ir patikimumas.

Patikinimo raštas

Kitas žingsnis po numeracijos ir programinės įrangos -tiekia savo priežastis verbaliniu užrašu. Kas tai yra Tai lipdukas dydis 4x6 cm su tekstu "suverti kartu ir numeriu lapus ..." (jų skaičius nurodomas skaičių ir žodžių). Toliau nurodoma darbuotojo, kuris pateikė dokumentą, datą ir asmeninį parašą. Jei patvirtinimas reikalingas antspaudu, tai taip pat turi būti pažymėta. Užrašas įklijamas per mezginį, kurio galai turi likti laisvi. Parašas dedamas visos procedūros pabaigoje, kai klijai jau išdžiūsta. Tai daroma siekiant išvengti jo plitimo. Spausdinimas (jei yra) yra ant lapo, iš dalies pačiam užrašui.

Ir tik po to, kai korpusas yra sujungtas, sunumeruotas, užantspauduotas su parašu ir antspaudu, jį galima siųsti į archyvą.

Požiūris į žodį turi būti užrašytasrimtas ir dėmesingas. Būtent ji yra dokumentinis įrodymas apie bylos neliečiamybę. Jei pažeidžiamas jos vientisumas ar šališkumas, dokumentą kontrolės institucijos gali nepriimti, arba jį galima apskųsti teisme.

Ką ir kodėl mes siūlome

Visi dokumentai turi būti susiuvami kartu,perduodami archyvui arba bet kuriai kontrolės įstaigai, kuriai priklauso mokesčių inspekcija, pensijų fondas ir daugelis kitų. Jūs negalite įdėti dokumentų, priklijuotų arba sujungtų su segtuvu. Kaip jau buvo minėta, jei atsiras neatitikimas įrašų normoms, jūs tiesiog nepriimsite.

Tokia procedūra yra daugiausiapersonalo ir apskaitos dokumentai. Tie iš jų, dokumentai, kurie baigti, po metų, kurie bus deponuoti organizacijos ar įmonės archyvuose. Specialiosiose archyvinėse įstaigose perduodamos bylos su ankstesniais teisiniais saugojimo laikotarpiais. Tai nustato įstatymas, priklausomai nuo dokumento rūšies. Pavyzdžiui, ne mažiau kaip 75 metai turi laikyti notarinius įrašus, ekonominės apskaitos knygas ir dokumentus su informacija apie personalą.

Didelio dizaino brėžinių galiojimo laikasmažiau - tik 20 metų. Photodokumentacija užfiksuota 5 metus. Archyvavimo įstaigos turi būti perduoti įmonėms, tiek valstybinėms, tiek privačioms įmonėms. Tuo pačiu metu bet kurios nevalstybinės struktūros užduotis yra sudaryti sutartį su Federaline archyvine tarnyba apie tai.

Reikėtų prisiminti, kad teisė įterpti dokumentusDarbuotojui, turinčiam šią pareigą, įdarbinimo aprašyme yra įregistruotas tik tas darbuotojas. Esant blogam dokumentų susiejimui, laukiama tam tikrų sankcijų, ypač jei yra tam tikrų svarbių lapų pokyčių ar trūkumų.

Grįžkime prie rišiklio technologijų

Pirmiau apibūdinti kryžminio ryšio būdai yra tinkami ir forarchyvas ir mokesčių inspekcija. Tačiau ilgą laiką (daugiau nei 10 metų) laikomų apskaitos dokumentų pateikimas turėtų būti ypač stiprus - dažniausiai 5 skylučių. Patikros užrašas yra pagamintas specialiu audiniu, siekiant aiškiai matyti mazgą po etikete ir nėra jokių abejonių dėl dokumento vientisumo.

Jei biuro aplinkoje, skylės yra štampuotosnormalus biuro skylė Punch, tada, jei reikia, išduoti didelius kiekius popierinių dokumentų (pavyzdžiui, spausdinimo) naudoti profesionalią įrangą į Gręžimo mašinos ar privalomas mašina formą. Tokie mechanizmai turi rimtų pajėgumų ir gali būti naudojami rankiniu arba elektriniu būdu.

Mašinų mechanizmas

Šių sistemų ar mašinų pagrindas yra klasikinismetodas naudojant spyruokles. Tokia privaloma mašina turi perforavimo įtaisą. Kitas mechanizmas - dokumento padavimas ant plastiko pagamintos spyruoklės, po kurio kartono arba plastiko dangteliai pridedami prie įrenginio apačios ir viršaus.

Privalomojo įrenginio privalumas yragalimybė pridėti labai didelius dokumentus. Bloko storis gali siekti iki 500 puslapių. Taip pat - galimybė ištrinti arba pridėti puslapius ir lapus jau pertvarkytuose dokumentuose. Trūkumai yra gana rimta darbštumas ir ne per stiprus.

Jei privaloma mašina dokumentams paduotiįrengtas su metalo spyruoklių, kurios yra nustatytas į tam tikrą žingsnį ir skylamu skyles, atitinkamai, į jį, popieriaus blokai yra dėvėti ant lankstaus spyruoklinio plieno, kuris po to suspausto ir užrakintos. Privalumai aparato su metaliniais Springs - daugiau išvaizdi galutinę formą ir pagerinti patikimumo, palyginti su surišant plastikinių spyruoklėmis. Bet jūs negalite įterpti arba pašalinti lapų be žalos.

Be spyruoklių, yra ir prietaisųprijungimo prie plastmasinės šukos, kurio dantys yra sulenkti, principas. Taip pat yra įvesta spiralė, kurią mes žinome iš kalendorinių kalendorių, užrašų knygelių ir dienoraščių. Po to, kai perforuojamos skylės, spiralės vėjai (3-4 kartus rodomi rankiniu būdu, o likusieji automatiškai).

Pažanga neapsiriboja

Kas yra šiluminis privalumas? Tai modernaus dokumento įrišimo mašina, kurioje galimas greitas ir vientisas ryšys. Naudojant termoizoliacines mašinas, galima užpildyti daugybę medžiagų, taip pat sudaryti vienkartines kopijas. Ši parinktis ypač tinka pašto pranešimams, sutartims ir reklaminėms medžiagoms.

Šiam pririšimui naudojama mašinatermo įtrūkimų ir terminių lakštų, turinčių skirtingas spalvas ir dydžius, naudojimas. Priklausomai nuo korpuso lapų skaičiaus, pasirenkamas tam tikro storio šiluminis dangtelis, tada visa aparate sujungiama. Dangčio galo vidus yra ištepamas polimero klijais. Įrenginyje yra šildymo elementas, dėl kurio šis polimeras ištirpsta, o visi lakštai yra prisukti į karštą sluoksnį.