Tarp personalo dokumentų yra tas, kurisbet kuris darbdavys turi būti paprašytas kreiptis dėl darbo. Šis svarbus dokumentas yra darbo knyga. Tai atspindi visą darbuotojo gyvenimo kelią. Pirmasis įrašas knygoje, kaip taisyklė, atliekamas tarnybos pradžioje pirmojoje darbo vietoje. Paprastai tai įvyksta pasibaigus bet kuriai mokymo įstaigai. Jaunieji specialistai, gavę teorinių žinių bagažą, yra siunčiami dirbti šalies įmonėse, kad praktiškai praktikuotų savo įgūdžius.
Dokumento pildymas prasideda pavadinimulapas. Įrašą darbaknygėje atlieka personalo tarnybos specialistas, remdamasis darbuotojo asmens dokumentais: pasu, pažymėjimu ar diplomu apie bet kurios švietimo įstaigos pabaiga. Tada pirmame puslapyje įrašomas įrašas apie išsilavinimą, gautą prieš nuomą. Bet kurioje darbo knygoje yra keturi skyriai, kurie turi būti užpildyti. Pirmasis iš jų yra įrašų eilės numeris. Tada seka antroji sekcija - kitos žymos įvedimo data. Tada trečiajame skyriuje pats įrašas yra įrašytas tiesiai į darbo knygą. Tai gali būti informacija apie švietimą, karinę tarnybą, įdarbinimą, atleidimą iš darbo ar perkėlimą. Paskutiniame (ketvirtame) skyriuje pateikiamas atitinkamo įrašo pagrindimas. Tokiu būdu gali būti išduotas diplomas, karinis bilietas arba užsakymas, kuriame privaloma nurodyti serijos numerį ir išdavimo (ar paskelbimo) datą. Įrašą knygoje turi būti padaryta įskaitomu rankraščiu ir pageidautina be pataisymų.
Norėdami padėti darbuotojams, ypatingasinstrukcija, kurioje yra tokio dokumento tvarkymo ir pildymo taisyklės. Jis išsamiai apibūdina visus reikalavimus ir kiekvienu konkrečiu atveju pateikia pavyzdį darbo knygos įraše. Visi be išimties įrašai turi būti griežtai laikantis aukščiau pateiktų pavyzdžių be jokios "laisvės". Kiekviena informacija apie darbuotojo darbo pasikeitimus turi būti aiškiai nustatyta ir visiškai atitinka tikrovę. Patvirtinimas yra dokumentas (užsakymas), kuriuo remiantis jis priimamas. Užsakymo formuluotė būtinai turi atitikti įrašą. Paskutiniame stulpelyje nurodoma dokumento data ir numeris. Jie suteikia galimybę patvirtinti informaciją, tikrindami archyvinius duomenis.
Darbaknygėje yra ne tik įrašai apiedarbuotojų judėjimai, bet ir duomenys apie darbuotojų paskatas ir apdovanojimus. Specialūs puslapiai yra skirti šiam tikslui. Jie taip pat pildomi pagal instrukcijoje nurodytus pavyzdžius.
Dažniausiai yra bet kurio darbuotojo darbo knygojeatliekami du įrašai: įdarbinant ar atleidžiant iš darbo. Informacija apie priėmimą paprastai trumpai išreiškia išdavimo tvarkos esmę. Atleidimas iš darbo gali būti dėl įvairių priežasčių. Būtent personalo pareigūnas, kuris, atsižvelgdamas į aplinkybes, nustato užsakymo formuluotę nurodydamas atitinkamą Darbo kodekso straipsnį. Jei yra savanoriško noro atleidimas iš darbo, įrašas darbo knygoje yra aiškiai įvestas, nurodant priežastis ir teisinę bazę. Tokiu atveju priežastis yra darbuotojo troškimas, o kaip teisės aktų bazė naudojami 77 straipsniai Rusijos Federacijos darbo kodekso. Šiame straipsnyje yra 11 elementų. Jie atskleidžia aplinkybes, kuriomis darbuotojas išreiškė norą nutraukti anksčiau sudarytą darbo sutartį. Įrašydamas dokumentą, personalo pareigūnas privalo nurodyti atitinkamą straipsnio straipsnį, kuriuo remiantis bus nutraukti šalių darbo santykiai.
Pageidautina, kad visi įrašai būtų įrašyti į darbąknyga be pataisymų. Tačiau kartais dėl netinkamo personalo tarnybos darbuotojų gali būti padaryta klaidų. Šiuo atveju HR specialistas turi atitinkamai ištaisyti problemą, kad ateityje jie negalėtų sukelti problemų darbuotojui, kai jie yra išdėstyti naujoje vietoje arba kai pensija išduodama pasibaigus įdarbinimui.
