Kokia yra nomenklatūra biuro darbe?
Norint tinkamai atlikti biuro darbą,Reikia žinoti, kas yra nomenklatūra. Pagal apibrėžimą nomenklatūra - tai dalis, medžiaga ir struktūros, kurios buvo naudojamos gamyboje, sudarytos pagal tam tikrą sistemą. Sudarant tokį sąrašą kiekvienai iš šių medžiagų priskiriamas skaitmenų, raidžių ar raidžių ir skaitmenų derinys - nomenklatūros numeris.
Bylų tvarkyme yra bylų nomenklatūrasisteminis verslo dokumentų (arba atvejų), sudarytų organizacijos darbo metu, sąrašas. Nomenklatūra nustato, kiek laiko reikia saugoti vertybinius popierius ir kokia tvarka juos užsiregistruoti. Pavyzdžiui, vidurinėse mokyklose (gimnazijose) mokyklos žurnalus vadovo mokytoja saugo dar 5 metus po baigimo.
Pagrindinės funkcijos
Pagrindinis užduotys rengiant bylų nomenklatūrą -padaryti valdymo aparato darbą tobulesniu, produktyvesniu, atsikratyti biurokratinių trukdžių. Efektyvios ir kokybiniai sprendimai daugeliu problemų, visos organizacijos veikla dažnai priklausomai nuo tam kurioje dokumentai yra laikomi, kaip lengvai jie gali būti pagal poreikį rasti, kaip gerai jie klasifikuojami ir susisteminti. Teisinga klasifikacija leidžia ne tik greitai dirbti su dokumentais, bet ir palengvina darbą su archyvais ir archyvais.
Pažvelkime į pavyzdžius, kokia yra bylų nomenklatūra ir kokiose srityse ji yra veiksmingiausia.
- Dokumentų sisteminimas - kai buvo dokumentainaudojamas bet kokiu atveju (rengiant sutarčių, sandorių, užbaigus baudžiamąją bylą, planavimo ataskaita kortelės, ir tt), o tada išėjo iš aktyvaus naudojimo, pagal nomenklatūrą, jie yra saugomi organizacijų tam tikra tvarka. Tai taikoma ir popieriniams, ir elektroniniams dokumentams, saugomiems kompiuterių duomenų bazėje.
- Kiek laiko reikia informacijos apie turinįdokumentas išsaugomas, kiek jis gali būti veiksmingas. Kiekvienoje nomenklatūroje nurodytoje byloje yra tam tikri terminai, kad būtų išsaugoti jame esantys dokumentai. Kuo vertesnis ir svarbesnis dokumentas, tuo ilgiau jis truks. T. y., Kai dirbdami su bylos dokumentais, jie nedelsdami jas vertina - vertybių egzamino natūra. Tai padeda ir dirbti su pati byla.
- Užtikrinti bylų indeksavimą. Iš verslo klasės dažnai naudojamas registracijos dokumentų procesą ir nomenclatural indekso atveju tampa neatskiriama registracijos dokumento numeris. Tai galima pastebėti inventoriuje, kai yra gamykloje ar įstaigoje inventoriaus.
- Atlikdamas pagrindinį vaidmenį, studijuojant institucijos organizacinę struktūrą ir kt.
- Biuro darbe laikomas pagrindu sudaryti nuolatinių arba laikinų saugojimo ir apskaitos dokumentų bylų aprašą.
- Naudojamas kaip pavyzdys, schema failų kabinetui kurti ir nuoroda į naudojamus dokumentus.
Taigi, gerai žinokite, kas yranomenklatūra ir įgūdžiai dirbant su ja yra būtini bet kurioje organizacijoje ar įstaigoje, įmonėje. Nomenklatūra turėtų apimti visą institucijos dokumentinę veiklą.
Nomenklatūros klasifikacija
Nomenklatūra turi savo standartus ir reikalavimus dizainui, jų negalima pažeisti. Jie išdėstyti specialiomis metodikomis ir instrukcijomis dėl apskaitos.
Paprastai yra išskirti trys verslo nomenklatūros tipai:
- tipiškas;
- apytiksliai;
- Individualus, sukurtas konkrečiai organizacijai.
Kas yra nomenklatūra yra tipiška, iš pavadinimo aišku - tai yra norminiai dokumentai, jie nustato atvejų, naudojamų vieno tipo organizacijose, sudėtį.
Apytikslė nomenklatūra skirtanustatoma apytikslė organizacijų organizacijoje pradėtų atvejų sudėtis, kai ši nomenklatūra yra platinama. Tokie dokumentų tvarkymo pavyzdžiai nėra normatyviniai, bet rekomenduojami. Skiriamasis bruožas yra tas, kad šio tipo dokumentuose nurodyti indeksai.
Tipines ir pavyzdines spaustuvines nomenklatūras rengia aukštesnės organizacijos jų pavaldžioms organizacijoms.
Individuali nomenklatūra - sukurtakonkrečiai organizacijai ir atsižvelgiant į jos veiklos specifiką. Pavyzdžiui, pavyzdžiai naudojami tipiškai arba pavyzdiniai, o juose atliekami reikiami pakeitimai.
