/ / Verslo korespondencijos taisyklės el. Paštu. Verslo laiškas: pavyzdys. Kaip išsiųsti el. Laišką

Verslo korespondencijos taisyklės el. Paštu. Verslo laiškas: pavyzdys. Kaip išsiųsti el. Laišką

Per pastaruosius dešimt metų verslo korespondencijaper elektroninį paštą įgijo milžinišką populiarumą ir tapo vienu iš pagrindinių verslo komunikacijos būdų. Šiandien sunku rasti asmenį, kuris nenaudos el. Laiško į tarpasmeninių ryšių praktiką. Nepaisant to, šiandien dauguma nori žinoti: kaip išsiųsti laišką elektroniniu paštu, kad būtų laikomasi visų taisyklių? Kaip naudoti raštingą laišką, kad adresatas gautų gerą įspūdį apie siuntėją?

Šiame straipsnyje aprašomos verslo taisyklėskorespondencija el. paštu, o praktiniai patarimai, pateikti straipsnyje, padės jums išmokti teisingą verslo komunikaciją rengiant el. laiškus.

Daugelis pradeda savo dienąPatikrinkite pašto dėžutę naujiems pranešimams. Tačiau labai apgailestaujant, nepaisant šio keitimosi informacija metodo paplitimo, daugelis nežino, kaip tinkamai naudoti verslo korespondencijos kalbą, nes elektroniniai laiškai yra neoficialūs bendravimo būdai.

Dėl elektroninių laiškų pristatymo greičiopaštas palengvina keitimąsi svarbiais oficialiais dokumentais, formomis, programomis, tačiau čia žmonės siunčia laiškus klaidingai. Labai dažnai nutinka, kad į e-pašto mainų su bet kokiais failais rengimo adresato dėl kokių nors priežasčių nesudaro lydintys esė ir netelpa į temą, kuri galėtų komplikuoti gavėjų darbą. Šio straipsnio tikslas atsakyti į klausimą: kaip išsiųsti elektroninį paštą, ir laikytis visų verslo parašyta bendravimo taisykles naudojant e-mail?

Sudarant el. Laiškus, visi laukai turi būti užpildyti

Verslo korespondencijos taisyklės el. Paštuįpareigoja laiško siuntėją užpildyti visus laukus, nurodytus el. laiške, pvz., gavėjo adresą ir pavadinimą bei laiško siuntėją. Būtinai apibūdinkite temą, kuri trumpai apibūdina siunčiamo laiško esmę. Labai dažnai iš teisingai aprašytos temos priklauso nuo išsiųstos raidės likimas ir jame nurodytos problemos sprendimo greitis. Verslo el. Laiškas turėtų prasidėti nuo sveikinimo - šis paprastas garbės gavėjui rodymas yra labai svarbus korespondencijoje. Pasibaigus sveikinimui, tekstas turi būti vadinamas "raidės korpusu", o pabaigoje paliekamas parašas, pvz., "Pagarbiai, Brisovas Petras Ivanovičius".

kaip tvarkyti verslo korespondenciją el. paštu

Sveikinimas verslo korespondencijoje

Šiuo metu reikia dar labiau sustiprintijūsų dėmesį, nes pagarbos gestas yra labai svarbus bet kuriame verslo komunikacijos aspektu. Optimali sveikinimo frazė yra "gera diena" arba "sveika". El. Paštu siunčiant verslo korespondenciją, siuntėjas riboja frazes "Labas vakaras" arba "Labas rytas", nes gavėjas gali skaityti laišką gerokai vėliau nei gaudamas. Taip pat neteisingai vartoti prancūzų išraiškos sveikinimai, naudojami neformaliame bendravime.

Po žodžio ar frazės sveikinimųturėtumėte nurodyti gavėją pagal vardą ir pavardę, o jei vardas siuntėjui nėra žinomas, galite praleisti šį momentą. Po sveikinimo žodžio galite pereiti prie laiško tikslo pareiškimo.

Pridedami failai verslo korespondencijoje elektroniniu paštu

Jei pagrindinis laiško tikslas yra ne tikrašytinis posakis ir teiginio apie esmės esmę, bet ir failo siuntimas, geriau pridėti siunčiamą objektą pirmiausia. Dažnai atsitinka taip, kad daugelis siuntėjų dėl nepastebėjimo, paminėję esminę problemos raidę, pamiršta pridėti reikiamų investicijų. Toks neatsargumas gali neigiamai paveikti verslo laiško siuntėjo verslo reputaciją.

verslo korespondencijos pavyzdžiai

El. Pašto adresas turi būti atpažįstamas ir glausta

Verslo korespondencijos taisyklės el. Paštuįpareigoti siuntėją turėti atpažįstamą elektroninį pavadinimą, kuris pats turi būti teisinga informacija apie siuntėjo vardą. Labai lakoniški ir kvaili ieškoti oficialių laiškų ir adresų, kai elektroniniame adrese nurodomos neoficialios išraiškos ar žodžiai, pavyzdžiui, elektroninis adresas "limon_petya". Suaugusiam žmogui tai labai nepakenčiama. Norėdami atlikti verslo korespondenciją, geriau sukurti atskirą el. Laišką ir e-paštu laikytis verslo korespondencijos etiketo.

Naudodamiesi greito atsakymo funkcija (atsakas), atsakykite į anksčiau gautus el. Laiškus

Atsakymo ar atsiliepimo funkcija (sutrumpinta formaatrodo, kad Re :) padeda vartotojui greitai atsakyti į anksčiau išsiųstus pranešimus iš siuntėjo. Ši funkcija taip pat turi visuotinę galimybę perskaityti ankstesnę korespondenciją su konkretaus temos partneriu. Tačiau verslo korespondencijos taisyklėmis el. Paštu įpareigojamas siuntėjas pervadinti verslo laiško temą, jei per korespondenciją keičiama diskusijos esmė.

Prieš siųsdami verslo laišką turėtumėte patikrinti rašybos klaidas ir skyrybos ženklus

Elektroninis paštas supaprastina keitimąsi informacija, betsu verslo korespondencijos neturėtų pamiršti rusų kalbos taisykles, kaip pripažino neatsargus klaida gali turėti įtakos siuntėjo patikimumą. Prieš nusiųsti laišką, turėtumėte pamatyti teksto kelis kartus ir kruopščiai patikrinti ofograficheskih ir skyrybos klaidų. Daugelis elektroninio pašto klientai turi rašybos tikrinimo funkciją, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į žodžius pabrėžė raudona spalva. Jei abejojate dėl rašybą, jums reikia kreiptis pagalbos į internetą arba patikrinti rašybą naudojant rašybos žodyną.

verslo korespondencijos etiketas el. paštu

Paskirties laukas turi būti užpildytas paskutinėje vietoje

Norėdami išvengti neišsiųstų arbaneredaguota raidės paskirties adresą verslo laiške turėtų būti baigtas tik laiku prieš siunčiant. Ši taisyklė taip pat yra įtraukta į verslo korespondencijos pagrindus el. Paštu. Taip atsitinka, kad pildydami laukai paskirties elektroninį laišką pasiūlyti anksčiau gavėjo sąrašą, ji taip pat turėtų pagaląsti savo dėmesį, kad nebūtų klaidingai siųsti vizitinę laišką parengtą adresatui.

Verslo laiško struktūrizavimas

Taikomos teksto struktūros taisyklėsne tik popieriaus laikikliams, bet ir verslo korespondencijos taisyklėms elektroniniu paštu. Ne visada patogu gavėjui skaityti didelius teksto pranešimų kiekius monitoriaus ekrane. Supaprastinti šis punktas turi būti pertrauka tekstas logiškai suformuotas mažas pastraipas ir išvengti Rašymas verslo laiškų sudėtingas tekstines pasiūlymus. Vieno sakinio optimalus ilgis verslo laiške turi būti ne daugiau kaip penkiolika žodžių.

Verslo laiško esmė turi būti pateikta iš esmės

Be verslo laiško objekto, gavėjasTaip pat turėtų būti įdomu ir pirmasis ir antrasis pagrindinio teksto sakinys. Siuntėjo uždavinys yra laiško pradžioje nurodyti problemos ar klausimo esmę, į kurią jis kreipiasi į gavėją. Pirmajame sakinyje turėtų būti nurodytas tikslas, kuriuo siunčiamas verslo laiškas. Pavyzdys: "Mes jus informuoti, kad atsakomybės sąlygos pagal sutarties №45 nuo 02.01.2017," išleidimą birių medžiagų "artėja prie pabaigos. Norėdami atnaujinti sutartį, turite pateikti antrą dokumentų paketą. " Dėl šio tikslo gavėjas turi galimybę suprasti pagrindinę verslo laiško idėją. Jei laiškai yra per didelis tekstas, tai geriau pasinaudoti pritvirtinant iš investicijų į tekstinį dokumentą forma funkciją galimybe, bet su teksto laukelyje turi būti palikta pridedamame esė, kad nušviečia verslo laišką. Pavyzdys: "Mes siunčiame jums elektroninę įmonės" Makstroy "laiško kopiją jūsų nuoroda. Prašome informuoti savo sprendimą dėl sutarties №45 nuo 01.02.2017 pratęsimo, "išleidimą birių medžiagų" laiške nustatytą terminą. "

Į kiekvieną verslo el. Laišką turėtų būti atsakyta

Yra neigiami verslo pavyzdžiaikorespondencija, kai gavėjas dėl kokių nors priežasčių ignoruoja verslo laišką. Kartais gali kilti atvejų, kai atsakymas negali būti pateiktas dėl tam tikrų situacijų, pavyzdžiui, problemos išsprendimo laikotarpis gali užtrukti kelias dienas arba gavėjas yra mąstymo procesas ir negali iš karto atsakyti į pateiktą klausimą. Šiuo atveju turėtų būti trumpas komentaras apie tai, pavyzdžiui, "Sveiki, Petras Ivanovičius. Aš gavau jūsų laišką, tačiau iki šiol man sunku atsakyti, nes turiu pasikonsultuoti su aukštu vadovu. Aš pranešiu apie problemą mūsų kompanijos vadovui ir iki savaitės pabaigos pateiks oficialų atsakymą. Pagarbiai, pardavimų vadybininkas Belovas Ivanas Gennadievichas. "

verslo korespondencija el. paštu

Verta prisiminti, kad jei ne atsakymui pateikti per tris darbo dienas, tai, kad recipiento verslo laiške tyla gali būti įvertintas kaip nepriežiūros ar atsisakymo bendrauti su siuntėjui.

Kuriant atsakymo laiškus, reikia atsakyti į visus klausimus

Jei siunčiamas gavėjui siunčiamas laiškasklausiančiam asmeniui, tada, rašydami laišką, atsakymai turėtų būti atsakyti į klausimus, esančius gautame verslo laiško tekste. Jei buvo užduodami klausimai, siuntėjas tikisi gauti konkrečius atsakymus į juos. Rašydami laišką, atsakymai neturėtų būti sunumeruoti, tiesiog reikia nurodyti idėją. Norint atsakyti į visus pateiktus klausimus, pirmiausia turite keletą kartų perskaityti gaunamą verslo laišką ir, jei yra per daug klausimų, geriau juos rašyti atskirai, kad būtų išvengta leidimo. Jei neįmanoma atsakyti į kai kuriuos pateiktus klausimus, verta atkreipti dėmesį į tai, kad dėl tam tikrų priežasčių šiuo metu negalima atsakyti.

verslo korespondencijos pagrindai el. paštu

Negalima piktnaudžiauti sutrumpinimais, emociniu dizainu ir didžiosiomis raidėmis

Yra neigiami verslo pavyzdžiaikorespondencija, kai siuntėjas skiesti naudojant neformalius ženklus šypsenų forma. Jų naudojimas yra populiarus socialinių tinklų, tačiau verslo korespondencijos taisyklės nėra laukiami tokių ekranų emocijų, nes gavėjas negali žinoti savo tikrąją vertę, ir priimti juos kaip nesuvokiama jam daug skyrybos klaidų rinkinį.

verslo korespondencijos pavyzdžiai

Taip pat reikia atsisakyti rašyti tekstądidžiosiomis raidėmis. Internete žodžių rašomi didžiosiomis raidėmis rinkinys yra vadinamas "šaukė frazes" ir tokios frazės dažniausiai atlieka neigiamą spalvą. Gavėjas skaitant elektroninę verslo laišką, gali būti laikoma neigiama šrifto, kad bus pakenkti prasme suvokimą. Tuo atveju, kai verslo laiškas būtina pabrėžti taško svarbą, geriau išnaudoti įžanginių frazių, pavyzdžiui, "Atkreipkite dėmesį, kad jums reikia pateikti dokumentus sutarties pratęsimo paketą ne vėliau nei 10/02/2017 metus", arba "Atkreipkite dėmesį, kad šie dokumentai sutarties pratęsimas turėtų būti pateiktas iki 2017 10 02. "

Nesiųskite slaptos informacijos el. Paštu

Siųsti asmeninę ar konfidencialią informacijąinformacijos geriau atsisakyti el. pašto dėžutės, nes grėsmė, kad užpuolikai gali užimti jų samdinius. Tokia informacija gali būti: telefono numeriai, banko kortelių slaptažodžiai, asmeninės banko sąskaitos ir tt Svarbu prisiminti, kad informacija yra saugoma pašto agento serveryje, o jei bus įsilaužimas, tai gali būti pavogta.

Laiško pabaigoje turi būti siuntėjo parašas

Kaip jau minėta, kiekvienas išsiųstaslaiške turi būti nurodytas specialus parašas. Dažnai pašto dėžutės kūrėjai pateikia parašo bloko funkciją, į kurią galite įvesti savo duomenis apie įrašą, vardą ir telefono numerį. Vėliau šis blokas bus automatiškai rodomas kiekvienos raidės pabaigoje, o tai supaprastins spausdinimą. Svarbu tinkamai parašyti parašą, kad gavėjas, atsakydamas į laišką, turėtų tinkamą adresą siuntėjui. Parašo pavyzdys gali atrodyti taip: "Pagarbiai pardavimų vadovas Nikolajus Petrovas, +79810000000".

verslo korespondencijos taisyklės el. paštu

Atlikus išvadas, galima pastebėti, kadNorėdami suprasti, kaip el. Paštu tvarkyti verslo korespondenciją, jums nereikia mokytis papildomų ir sudėtingų elementų. Būtina tik laikytis elementarių etiketo taisyklių ir laikytis rusų kalbos normų.

Skaityti daugiau: