Kokie yra sekretoriaus pareigos

Siekiant aiškiai apibrėžtisekretoriaus pareigas, būtina žinoti, kas tai yra. Galų gale šis įrašas gali būti žiūrimas keliais kampais. Žinoma, pavyzdžiui, Administrative Assistant kaip biuro darbuotojas, Generalinis sekretorius taip galvos (iš galvos) tam tikra organizacija, valstybės sekretorius, kaip valstybės tarnautojo, sekretorius kaip diplomatinis asmuo, sekretorius galvą, kaip darbuotojo, ir kitų variantų. Dažniausiai, nurodant pareigas, turi omenyje, kad darbuotojas, kuris atlieka užduotys (užduočių), kaip bendrovės direktorius ir atskirų vadovų verslo vienetų. Pasirodo, kad oficialios sekretoriaus pareigos šioje byloje yra sumažinamos iki vienkartinių užsakymų sprendžiant organizacinius ir techninius klausimus.

Ką sekretorius turi žinoti ir privalo daryti

Sekretorius kasdien turi atlikti šias funkcijas:

1. Gauti informaciją iš pavaldinių perduodant savo vadovui.
2. Tvarkykite telefono ryšio tvarkyklę. Jo nebuvimo metu sužinosite, o tada atkreipsime jį į direktoriaus dėmesį.
3. Gaukite ir tvarkykite telefoninių pranešimų įrašus.
4. Sukurti sąlygas normaliam galvos darbui: stebėti biuro reikmenų ir biuro įrangos poreikį.
5. Padėti organizuoti gamybąsusitikimai ir susitikimai. Dalyviams pristatyti įvykio datą, vietą ir laiką. Surinkite reikiamas medžiagas, užtikrinkite dalyvių dalyvavimą ir palaikykite posėdžio protokolus.
6. Tarnyboje dirbti įmonėje. Norėdami tai padaryti, sekretorius turėtų gauti, sisteminti gaunamą korespondenciją ir perduoti ją vadovybei. Tada pagal įvestą vizą, kad dokumentai būtų perduodami vykdytojams pagal sąrašą. Sekretoriaus pareigos taip pat apima jų vykdymo eigą, laiką ir rezultatus.
7. Atlikite spausdinimo ir dokumentų kopijavimo darbus.
8. Organizuokite lankytojų priėmimą įmonės vadovu ir, jei įmanoma, sukurkite sąlygas skubiai išspręsti problemas.

Norint įvykdyti šiuos, atrodytų, paprastus sekretoriaus pareigas, darbuotojas turėtų žinoti:

• visą įmonės valdymo struktūrą ir jos struktūrinius padalinius;
• įmonės chartija, personalas ir struktūra, jos profilis, plėtros perspektyvos ir specializacija;
• norminiai dokumentai tinkamam biuro darbo vykdymui;
• raštinės įrangos ir ryšių priemonių naudojimo taisyklės;
• BTW, OT, priešgaisrinės saugos ir pramonės sanitarijos taisyklės;
• darbo organizavimo darbo vietoje taisyklės;
• norminiai ir teisiniai aktai, nutarimai, nutarimai, planavimo, apskaitos ir atlikto darbo kokybės valdymo taisyklės.

Sekretoriaus ypatumai

Jeigu mes kalbame apie konkretų, siauraspecializacija, situacija yra šiek tiek kitokia. Pavyzdžiui, paimkite oficialius sekretoriaus pareigas. Pozicijos pavadinime aiškiai apibrėžtas atlikto darbo aspektas. Paprastai kiekvienoje įmonėje jau yra oficialus nurodymas, kuriame nurodomos registro tvarkymo specialisto nurodymai. Jei tokio nurodymo nėra, tai geriau jį sukurti. Norėdami tai padaryti, naudokite kvalifikacijos vadovą, kurio pavyzdžiai yra apytiksliai. Po to standartinė versija turi būti galutinai parengta konkrečiai organizacijai, atsižvelgiant į specifines savybes ir vidines funkcijas. Apskritai sekretoriaus pareigų pareigas aiškiai reikia atskleisti į tris pagrindines sritis:

1. Darbas su korespondencija. Priėmimas, apdorojimas šiuolaikiniais būdais ir laiku išsiųstas.
2. Tinkama vidinių dokumentų priežiūra.
3. Registracija, griežta apskaita ir dokumentų perdavimas archyvui saugoti.

Referento darbo ypatybės

Kai kuriose įmonėse tokieBiuro, kuri apima platų sritis: ". direktoriaus pavaduotojas" iš "help desk", kad Toks ekspertas turi turėti daug žinių ir gerai išmanyti padėtį. Pareigos sekretaryareferenta šiek tiek išsiplėtė dėl didesnės galios. Apskritai, tai - normalus darbas sekretorius, tačiau žodis "padėjėjas" daro keletą papildymų standartinio sąrašo. Konkrečiai, sekretorius-recenzentas gali savarankiškai priimti lankytojus tam tikrais klausimais. Turėdamas tam tikrą informaciją, jis gali priimti savo sprendimus. Be to, vadovo padėjėjas atlieka svarbias užduotis, susijusias su veikla, organizacijos (įmonės). Kartais sekretorius-referentas yra atsakingas už personalo įrašų tvarkymo priežiūrą. Tai daroma tik tada, kai bendras darbas leidžia atlikti papildomus darbus.